Līdz ar IT attīstību uzņēmējiem ir radīta iespēja savu ikdienas darbu padarīt efektīvāku, to savlaicīgi plānojot un modelējot dažādus procesus sākotnēji teorētiski, bet pēc tam to ieviest reālajā biznesa ikdienā. Tas ļauj ne tikai ietaupīt resursus, bet arī savlaicīgi novērst nepilnības programmatūrā
«Nevienu vairs nav jāpārliecina par informācijas sistēmu (IS) radītajiem efektivitātes uzlabojumiem. Taču aktuāls ir jautājums – kā IS uzņēmumos un iestādēs izveidot un ieviest optimālā veidā? Praksē biežāk pielietotā pieeja ir programmēt konkrētajai vajadzībai atbilstošu IS. Tomēr šī pieeja nav ilgtspējīga, jo brīdī, kad kādu iemeslu dēļ biznesa procesi tiek mainīti, ir nepieciešama jauna IS. Tas ir dārgi un laikietilpīgi,» norāda IT uzņēmuma DIVI grupa vadītāja Zane Bičevska. Tādēļ IT pasaulē arvien plašāk izmanto biznesa procesu modelēšanas iespējas. Lietotājiem saprotamā un grafiskā formā aprakstīti biznesa procesi ne vien ir noderīgi prasību noskaidrošanai un saskaņošanai, bet arī izmantojami IS darbā, iegūstot risinājumu, kas spēj momentā pieskaņoties izmaiņām.
Biznesa procesu modeļu pielietojums ir daudz plašāks par IS darbības aprakstu. Viens no izplatītiem modeļu pielietojumiem ir kvalitātes sistēmas, kuras ietver organizācijas biznesa procesu aprakstu. «Cits piemērs – iestādes biznesa procesa modeļi tiek izmantoti to efektivitātes uzlabošanai. Piemēram, Valsts Sociālās apdrošināšanas aģentūra ne vien mērķtiecīgi modelē dažādu biznesa procesu ietekmi uz iestādes efektivitāti, bet arī veic procesu nepretrunības kontroli, prognozējot, piemēram, kādu iespaidu uz procesiem atstās likumu izmaiņas,» stāsta Z. Bičevska, piebilstot, ka biznesa procesu modelēšana, no vienas puses, tomēr prasa augstas kvalifikācijas IT speciālistus, no otras – gudrus lietotājus, kas spēj domāt un darboties biznesa procesu modeļu jēdzienos. Datorzinību centra eksperts Andris Ķikāns uzsver, ka procesu vadības programmas šodien ir faktiski atslēgas faktors stabilai biznesa attīstībai. «Protams, ja uzņēmums ir salīdzinoši neliels, kurā strādā daži darbinieki, informācijas apmaiņai varbūt nav nepieciešamas apjomīgas procesu vadības programmas un visu informāciju iespējams uzkrāt dažos Excel failos. Brīdī, kad uzņēmums paplašinās un procesos iesaistīto darbinieku skaits pieaug, aug arī risks, ka var nejauši noklīst dokumenti, kas ir svarīgi uzņēmuma attīstībai,» skaidro speciālists, piebilstot, ka tādēļ ir būtiski procesu stabilai nodrošināšanai izveidot biznesa pārvaldības sistēmu, kas izslēdz informācijas vakuumu.
Akcentējot priekšrocības, kādas sniedz biznesa procesos balstīta informācijas sistēma procesu objektu, piemēram, projektu, pieteikumu, dokumentu u.c. pārvaldībā, eksperti akcentē arī ērtības dažādu dokumentu aprites procesā. Gan valsts pārvaldē, gan arī privātajās struktūrās projekta dokumentu, līgumu un citu dokumentu aprites dzīves ciklā no to izveides, saskaņošanas līdz akceptēšanai un parakstīšanai var būt iesaistīti vairāki dažādu struktūrvienību darbinieki ar dažādām pilnvarām un tiesībām, tādēļ svarīgi nodrošināt, lai attiecīgajā procesa solī apritē būtu aktuālākā dokumenta projekta redakcija. «Biznesa procesos balstīta dokumentu pārvaldības sistēma šādu iespēju nodrošina, jo dokumentu nav nepieciešams pārsūtīt visiem kolēģiem pa e-pastu un marķēt savus labojumus, kā arī nemitīgi pārliecināties, ka lietotāja rīcībā ir aktuālā versija. Dokuments atrodas sistēmas procesa solī un ir pieejams iesaistītajiem speciālistiem. Turklāt sistēmā ir iespējams noteikt arī dokumenta apstrādes termiņus,» akcentē Z. Bičevska, norādot, ka tādā veidā var nozīmīgi uzlabot uzņēmuma darbības efektivitāti, jo jebkurā mirklī gan vadītājs, gan arī darbinieki var sekot procesa izpildei un termiņiem.
Datorzinību centra pārstāvis norāda, ka mazie un vidējie uzņēmēji pietiekami nenovērtē tieši konkrētajam uzņēmumam veidotu vai piemērotu biznesa vadības programmu nozīmi, tā vietā izvēloties tīmeklī pieejamus rīkus, kas it kā ļauj pārvaldīt procesus, tomēr tie ir vispārīgi un neparedz konkrētas situācijas, kas ir svarīgas attiecīgajam uzņēmumam. «Arī šādas programmas ir solis uz priekšu biznesa procesu pārvaldīšanā, taču jāatzīst, ka daudziem uzņēmējiem pietrūkst informācijas vai zināšanu arī par šo it kā vispārīgo programmu sniegtajām iespējām,» atzīst eksperts.
