Ir bijuši gadījumi, kad mūsu potenciālie ārzemju sadarbības partneri atsakās piedalīties kopā ar mums informācijas sistēmu izstrādes un uzturēšanas iepirkumos, atklāti pasakot, ka nekur neesot redzējuši tādas prasības kā Latvijā pie tik niecīga finansējuma, DB norāda Exigen Services Latvia izpilddirektors Ivars Puksts.
Kā liecina Exigen Services Latvia novērojumi, vai valsts no savas puses pietiekami iegulda līdzekļus IS uzturēšanā?
Pozitīvi, ka valsts iepirkumos pakāpeniski izveidojusies izpratne par to, ka sistēmu izstrāde nav nošķirama no uzturēšanas, kas no ieguldījumu viedokļa ir skatāms kā vienots veselums. Tajā pašā laikā dažādu iemeslu dēļ līdzekļi uzturēšanas jomā tiek ieguldīti nepietiekami. Pēdējā laikā radikāli aug informācijas sistēmu kvalitātes, pieejamības un drošības prasības, taču prasībām jābūt samērojamām ar finansējumu. Piešķirot līdzekļus izstrādes projektiem, piemēram, būtu jāpiešķir līdzekļus arī uzturēšanai pienācīgā apmērā, jo atkarībā no sistēmas ikgadējai finansējuma summai vajadzētu būt no 10% līdz 50% no sākotnējās izstrādes cenas.
Ir bijuši gadījumi, kad mūsu potenciālie ārzemju sadarbības partneri atsakās piedalīties kopā ar mums informācijas sistēmu izstrādes un uzturēšanas iepirkumos, atklāti pasakot, ka nekur neesot redzējuši tādas prasības kā Latvijā pie tik niecīga finansējuma. Piemēram, esam iesnieguši piedāvājumu divu nebūt ne lielu un sarežģītu sistēmu uzturēšanai vienai organizācijai ES finansētā iepirkumā Luksemburgā, kur plānotais finansējums katras šīs sistēmas uzturēšanai bija 2,3 miljoni eiro 4 gadu laikā, lai gan pie mums tās pēc sarežģītības pielīdzināmas programmatūras apakšsistēmai. Jāņem vērā, ka, mēģinot nodrošināties pret sistēmas kļūdām, pasūtītāji nereti cenšas savu atbildību novelt uz piegādātājiem un prasa pildīt nesamērīgus līguma nosacījumus, kā rezultātā palielinās uzņēmumu risks un uzturēšanas izmaksas likumsakarīgi palielinās, jo tiek rezervēti resursi prasību izpildei.
Latvijā joprojām trūkst izpratnes par informācijas sistēmu izstrādes un uzturēšanas nozīmi un izmaksām, turklāt bieži vien tiek uzskatīts, ka uzturēšana ir naudas izšķiešana un visam jāstrādā pašam par sevi, lai gan sistēmu darbspēja un attīstība nozīmē valsts procesu efektivitāti un ieguvumus valsts klientiem – privātpersonām un uzņēmumiem. Uzturēšana nozīmē sistēmu un IT infrastruktūras kļūdu novēršanu, kas garantijas periodā ir bez maksas, konsultācijas un izmaiņu veikšanu, kad nepieciešams pielāgoties jaunām prasībām klienta uzņēmumā vai normatīvajos aktos – tieši izmaiņu pieprasījumi veido lauvas tiesu no uzturēšanas izmaksām. Uzturēšana nozīmē plašu darbības lauku, kas nodrošina sistēmu darbspēju un attīstību ilgtermiņā, tāpēc tai nepieciešams ieplānot līdzekļus jau izstrādes laikā. Iepērkot informācijas sistēmas, reizēm netiek ņemts vērā, cik viegli un cik lēti būs uzturēt veidojamās sistēmas. Nepietiekami novērtēta un finansēta ir arī informācijas tehnoloģiju drošības joma, turklāt medijos dzirdamie paziņojumi par šķietami augstām cenām liecina, ka trūkst zināšanu par uzturēšanas pakalpojumu saturu un lomu.
Ja par uzturēšanu netiek domāts, meklējot palīdzību tikai problēmu vai izmaiņu brīdī, tiek nelietderīgi izmantots laiks un līdzekļi, kā arī problēmas var izraisīt sistēmu izmaiņu veikšanas juridiskie jautājumi. Uzturētāja pienesums ir arī regulāri ierosinājumi sistēmu drošības veicināšanai, optimizācijai un ērtībai, taču te ir no svara, lai klients patiešām pakalpojumu sniedzējā ieklausās.
Kādas ir valsts visbiežāk pieļautās kļūdas saistībā ar IS uzturēšanu?
Bieži vien tiek pieņemti lēmumi par izmaiņām normatīvajos aktos, nerēķinoties ar nepieciešamo finansējumu un laiku, lai nodrošinātu izmaiņas attiecīgajās informācijas sistēmās. Ja nerēķināmies ar nepieciešamo laiku izmaiņu veikšanai, tas neizbēgami var negatīvi ietekmēt sistēmu kvalitāti visplašākajā nozīmē. Informācijas sistēmu efektīvam darbam par labu nenāk arī pastāvošā dalītā atbildība par informācijas sistēmu uzturēšanu. Informācijas sistēmu uzturēšana ir komplekss jautājums, kurš sevī ietver gan infrastruktūras (datortehnikas, datu pārraides tīklu, standarta programmatūras), gan arī lietojumprogrammatūras un datu bāžu uzturēšanu. Tas nozīmē ekspluatācijas nodrošināšanu (monitorings, problēmu identifikācija, konfigurācija un parametrizācija), kā arī problēmu novēršanu un izmaiņu pieprasījumu realizāciju. Vairumā gadījumu infrastruktūras uzturēšanu un sistēmas ekspluatāciju veic pasūtītājs (valsts institūcija), bet lietojumprogrammu uzturēšanu, problēmu novēršanu un izmaiņu realizāciju veic izpildītājs (kāda no komercsabiedrībām). Dalītā atbildība jau pati par sevi izraisa konflikta situāciju, kad kļūme vispirms tiek meklēta nevis savā, bet gan lietojumprogrammas pusē, un dažkārt nākas veltīt laiku tam, lai izpētītu, ka patiesībā problēma ir pie pasūtītāja. Šāds atbildību dalīšanas modelis būtu dzīvotspējīgs, ja visās valsts institūcijās tiek nodrošināts pietiekami augsti kvalificēts IT personāls ar konkurētspējīgu atalgojumu, nodrošinot personāla ieinteresētību kvalitatīvu rezultātu sasniegšanā, jo pretējā gadījumā kvalitātes kritēriju izpilde gulstas tikai uz komercsabiedrības pleciem. Nepieciešams arī veikt uzturēšanas projektu pārvaldību atbilstoši labākajai praksei, pilnvērtīgi izmantojot projektu vadības mehānismus vai izmaiņu vadības padomes.
Ko valstij būtu jāņem vērā, lai uzlabotu IS uzturēšanu? Un kā valsts varētu padarīt efektīvāku līdzekļu izlietojumu, kas ir saistīts ar IS uzturēšanu?
Paliekot pie dalītas atbildības par sistēmu uzturēšanu, būtu nepieciešama uzturēšanas funkciju un resursu (gan tehnisko, gan cilvēkresursu) centralizācija, katrā atsevišķā valsts institūcijā nodrošinot tikai tos informācijas tehnoloģiju cilvēkresursus, kuri ir kritiski specifisko biznesa procesu nodrošināšanai (projektu vadītāji, biznesa analītiķi). Šāda pieeja paaugstinātu gan kvalitāti, gan arī ekonomisko efektivitāti, it sevišķi kvalificētu resursu trūkuma apstākļos. Būtu nepieciešams konsolidēt datu centrus, serverus un licences, kā arī standartizēt un centralizēt biznesa procesus, dodot iespēju samazināt atsevišķo sistēmu skaitu un līdz ar to uzturēšanas izmaksas.
Es uzskatu, ka pakāpeniski visas uzturēšanas funkcijas būtu jānodod ārpakalpojumā, kas noteikti paaugstinātu kvalitāti, samazinātu problēmu novēršanas laikus un novērstu minēto konflikta iespējamību, ko problēmu gadījumos izraisa dalītā atbildība, jo pie šāda modeļa sistēmām būtu viens skaidri definēts atbildīgais. Arī uzturēšanas sadārdzināšanās pie šāda modeļa ir mīts - uzturēšanas izmaksas samazināsies, jo pakalpojumu sniedzējs saņem samaksu tikai par faktiski patērēto laiku augstāk minēto funkciju nodrošināšanai, nevis par astoņām stundām katru darba dienu, kas ir jāapmaksā valsts institūciju štata darbiniekiem. Protams, krasa pāreja uz šo modeli nav iespējama, tāpēc, iespējams, pirmais solis būtu resursu centralizācija un tikai pēc tam - pilna ārpakalpojuma izmantošanas efektivitātes izvērtēšana.
