Pēdējos gados arvien vairāk uzņēmumu izvēlas finanšu vadības funkciju nodot ārējam pakalpojumu sniedzējam nevis algot finansistus, grāmatvežus un citus speciālistus, un šādu tendence var novērot arī Latvijā.
To darīt liek dažādi apsvērumi, tai skaitā vēlme uzņēmumu saglabāt mazu un tādējādi reaģētspējīgāku un elastīgāku. Tomēr nevar noliegt, ka šādam lēmumam ir gan priekšrocības, gan trūkumi.
Viens no galvenajiem faktoriem, ko vērtējot biznesa attīstību un arī ikdienas darbu, ņem vērā uzņēmumi, ir šī brīža tirgus apstākļi un arī konkurence – tirgu raksturo gan netradicionāli finansējuma avoti, gan arī mainīgas prasības, piemēram, finanšu uzskaites vai darba samaksas noteikumu izmaiņas. Lai uzņēmumi spētu izmaiņām izsekot, neiztikt bez specializācijas un zināšanām, ko vienam vai pat vairākiem štata grāmatvežiem grūti nodrošināt.
Šis jautājums kļūst vēl jo aktuālāks situācijā, kad uzņēmums paplašina savu darbību starptautiskā mērogā – ir nepieciešams iepazīties ar citā valstī spēkā esošajiem likumiem, grāmatvedības prasībām u.c. Tas prasa no uzņēmuma vadības lielu uzmanību. Tāpēc, dažkārt mazliet novēloti, rodas fundamentāls jautājums: ko darīt – attīstīt kompetenci iekšēji vai nodot finanšu vadības funkciju specializētam uzņēmumam.
Izvērtējot finanšu pārvaldības uzticēšanu ārējam partnerim, kopumā var izdalīt piecus galvenos ieguvumus:
- Nodrošināts nepārtraukts finanšu vadības process. Visiem uzņēmuma darbiniekiem, arī finanšu speciālistiem un grāmatvežiem, katru gadu pienākas atvaļinājums, viņi reizēm saslimst, dodas mācīties, pamet darba vietu. Šādos gadījumos uzņēmumam jāmeklē kāds, kas darbinieku nomainītu vai aizstātu. Ārpakalpojuma finanšu pārvaldības uzņēmumos strādā desmitiem augsti kvalificētu finansistu un citu jomu speciālistu (piemēram, juridisko un nodokļu konsultantu), un šādas problēmas nerodas. Klienta rīcībā ir komanda, kurā cilvēki brīvi aizstāj cits citu.
- Zināšanas un kompetence. Ārējais finanšu vadības partneris, kas savus pakalpojumus attīsta kā biznesu, mērķtiecīgi gādā par savu darbinieku kvalifikācijas paaugstināšanu, atbilstību likumdošanas prasībām un organizē viņiem iekšējās apmācības. Mazo un vidējo uzņēmumu vadītājiem uzņēmuma iekšienē to nodrošināt ir grūti.
- Konfidencialitātes nodrošināšana. Strādājot ar ārēju partneri, ir vieglāk saglabāt tādas informācijas konfidencialitāti kā algas, prēmijas, papildu bonusi un paaugstināšana amatā vai darbinieku personas dati. Ārējie finanšu pārvaldības partneri parasti izmanto uzlabotas informācijas aizsardzības sistēmas un līgumā ir noteikts pienākums aizsargāt šo informāciju.
- Var brīvi izvirzīt prasības konkrētām kompetencēm, piemēram, Baltijas vai Skandināvijas valstu tiesiskās vides un grāmatvedības standartu pārzināšana, darbs ar klientam nepieciešamajām grāmatvedības vai biznesa vadības programmām, vai speciālām zināšanām, kā piemēram, uzskaites standarti, strādājot SEZ zonās. Atkarībā no klienta darbības jomas specifikas ārējais partneris var nodrošināt arī papildu nepieciešamos speciālistus.
- Efektīvāka darbības izmaksu un risku vadība. Grāmatvedības vai biznesa vadības programmu iegāde prasa būtiskus finanšu resursus. Lielie uzņēmumi, protams, var atvēlēt resursus šādiem mērķiem, vērtējot tirgū esošos risinājumus un pielāgojot tos sava uzņēmuma iekšējiem procesiem, uzstādīt sistēmas un tām nodrošināt atbalstu, taču tam ir nepieciešams pietiekami daudz dažādu augsti kvalificētu speciālistu. Kad kāds no viņiem pamet uzņēmumu, uzņēmums var nonākt sarežģītā situācijā, jo procesi var apstāties un ir vajadzīgs laiks un resursi jauna speciālista pieņemšanai darbā un apmācībai, kas saistīts arī ar cilvēka kļūdu un cita veida risku.
Vienlaikus, finanšu pārvaldībai kā ārpakalpojumam var būt arī trūkumi, kas rūpīgi jāizvērtē, ņemot vērā uzņēmuma darbības specifiku:
- Nav finansista vai grāmatveža, kurš ir "vienmēr klāt". Latvijā joprojām ir ierasta prakse algot štata grāmatvedi, kas katru dienu ir uz vietas birojā un var nekavējoties iesaistīties dažādu jautājumu un problēmu risināšanā, tiklīdz tādas rodas. Pieņemot darbā ārējo finanšu vadības partneri, uzņēmumu apkalpos speciālistu grupa, kas sniegs konsultācijas attālināti. Šādā gadījumā uzņēmuma vadītājs var zaudēt daļu kontroles sajūtas, par kādu gādā tas, ja jebkurā brīdī var vērsties pie finansista vai grāmatveža birojā ar konkrētu uzdevumu vai jautājumu.
- Papildu darbi, kurus iepriekš uzdevāt grāmatvedībai, jāveic citiem uzņēmuma darbiniekiem. Nelielos uzņēmumos grāmatvedības darbinieki nereti veic papildu darbus, piemēram, sagatavo darba līgumus, atvaļinājuma rīkojumus, kārto darbinieku veselības apdrošināšanas jautājumus, rūpējas par jaunu datoru iegādi jaunajiem darbiniekiem, pērk ziedus vai kārumus utt. Ja finanšu vadību uztic ārējiem partneriem, būs jāatrod kāds uzņēmuma iekšienē tādiem uzdevumiem, kuriem nav nepieciešamas grāmatveža zināšanas. Parasti šādus uzdevumus uztic biroja administratoriem.
- Pēc uzņēmuma grāmatvedības nodošanas ārējam uzņēmumam ir ļoti precīzi jāvienojas par darba apjomu. Tam mainoties, būs jāslēdz papildu vienošanās un papildu darbi nozīmē arī papildu samaksu. Ar uzņēmuma grāmatvedi vienošanās par papildu darbu parasti netiek noformēta un tiešās papildu izmaksas nerodas.
- Uzņēmuma darbinieks – grāmatvedis vai finansists vienmēr labāk nekā jebkurš cits no malas pārzinās uzņēmuma iekšējos procesus un uzņēmuma grāmatvedību. Ārējam grāmatvedim nepieciešams laiks, lai uzņēmuma procesus saprastu un iedziļinātos. Tajā pat laikā kā priekšrocība var būt tā, ka konkrētajam ārpakalpojuma sniedzējam būs vērtīga pieredze, kas gūta citos līdzīgos konkrētās nozares uzņēmumos, un komanda, kura, iespējams, būs risinājusi līdzīgas problēmas vai situācijas.
Tādējādi pirms lēmuma pieņemšanas par ārējā partnera nolīgšanu ir vērts detalizēti un pragmatiski aplēst, cik un kādas kompetences speciālisti uzņēmumam nepieciešami. Pieņemot darbā darbiniekus, svarīgi ņemt vērā ne vien viņu darba samaksu, bet arī to, kādas izmaksas konkrētais cilvēks rada, strādājot birojā klātienē, kādas apmācības un bonusi viņam pienāksies utt. Tāpat svarīgi izvērtēt riskus, kas var rasties, kad šie darbinieki darbu pamet. Svarīgs faktors ir arī tas, vai pilnvērtīgi izmantosiet sava algotā darbinieka kompetenci. Ja iespējams pilnībā izmantot augsta līmeņa finanšu darbinieka zināšanas, labāk tādu algot. Tomēr, ja dažādās jomās (piemēram, nodokļu, juridiskajā, normatīvu) ir nepieciešama augsta kompetence, var būt izdevīgāk strādāt ar ārējiem partneriem.
