Gadu ilgušais Lattelecom aktivitātēs balstītā viedā biroja eksperiments apstiprinājis, ka atteikšanās no personīgās darba vietas uzlabo informācijas apriti un samazina izmaksas

Oktobrī aprit gads, kopš komunikāciju tehnoloģiju uzņēmuma Lattelecom darbinieki izbauda aktivitātēs balstītā viedā biroja Mettropole sniegtās priekšrocības. Šobrīd tajā strādā gandrīz 350 cilvēki, un katra jauna nedēļa apliecina – ideja par atteikšanos no fiksētas darba vietas katram darbiniekam izrādījusies pareiza. Telpu apsaimniekošanas un uzturēšanas izmaksas uz vienu darbinieku sarukušas par 40%, darbinieki vairāk apmainās ar informāciju klātienē un ir apmierināti ar jauno kārtību.

Aktivitātēs balstīts birojs no ierastā atšķiras ar to, ka tajā katram darbiniekam nav savas personīgās darba vietas. Ierodoties birojā, var izvēlēties jebkuru brīvo galdu, ieslēgt uzņēmuma piešķirto klēpjdatoru un ķerties pie darba. Darbinieku rīcībā ir sapulču zāles, klusās un projektu zonas, kā arī tējošanas vieta. Šāda darba vide palīdz labāk koncentrēties uz veicamo darbu, uzlabo tā produktivitāti un veicina informācijas apriti, kolēģu sadarbību un dalīšanos profesionālajā pieredzē, jo gan vadītāji, gan padotie strādā vienkopus.

Birojs aug

Šobrīd Mettropolē strādā Lattelecom zvanu centrs, Lattelecom BPO, Media 360 Latelecom Technology, attīstības un mārketinga dienests, kā arī komercdienests. «Mettropoles būtība ietver dalīšanās ekonomikas principus. Sekojot šīm pasaules tendencēm, esam saviem darbiniekiem nodrošinājuši vidi, kuru efektīvi izmantojot, pieaug darba produktivitāte un samazinās biroja uzturēšanas izmaksas. Pie šāda koncepta pieturas arī tādi pasaulē zināmi uzņēmumi kā Microsoft, Unilever un citi,» stāsta Lattelecom personāla vadības direktore Ingrīda Rone. Mettropolē vienā stāvā izvietotas uzņēmuma struktūras, ņemot vērā to sadarbības vajadzības un komunikācijas biežumu, jo vide un darba organizēšana ir veidota tā, lai cilvēki biežāk satiktos un tiktu nojauktas formālas, fiziskas un hierarhiskas sienas. Tas veicina sadarbību un ļauj ātrāk nonākt pie rezultāta, ko apliecina arī darbinieku aptaujas rezultāti – šim apgalvojumam piekrīt 69% darbinieku. 75% novērtē iespēju ātri sazināties ar kolēģi darba jautājumu atrisināšanai, savukārt divas trešdaļas uzskata, ka darbs blakus ne tikai savas, bet arī citu struktūrvienību kolēģiem sniedz jaunas iespējas un idejas. Mettropole ir izvietota trīs stāvos, kopumā tajā strādā 350 darbinieki, kā arī uzturas aptuveni 40 Startup Wise Guys programmas dalībnieku. Atbilstoši viedā biroja konceptam šobrīd tiek izbūvēts vēl viens stāvs.

Vairāk brīvības

Pāreja uz jauno konceptu nākusi par labu kā uzņēmumam, tā darbiniekiem. Uzņēmumam izdevies vienā telpā ietilpināt vairāk darbinieku un samazināt biroja uzturēšanas izmaksas, bet darbinieki izbauda iespēju brīvi pārvietoties birojā un izvēlēties attiecīgajam darbam piemērotāko vietu.

Vecākā klientu attiecību vadītāja Līga Zvirbule, kura Mettropolē strādā no pirmās dienas, atminas, ka pāreja uz jauno kārtību nesagādāja grūtības. «Biznesa klientu nodaļā strādājošie viegli pielāgojās pārmaiņām. Manuprāt, tagad darba vide ir patīkamāka. Tā disciplinē, neļaujot ieaugt papīru kalnos un līmlapiņās. Agrāk kāds vienmēr nebija apmierināts ar savu pastāvīgo darba vietu – vai nu saule spīdēja acīs, vai pārāk liels troksnis. Tagad katrs var izvēlēties sev piemērotāko galdu vai doties strādāt uz kādu specializēto zonu. Arī informācijas aprite kļuvusi ātrāka, jo vairs nav jāsasauc īpaša sapulce. Atvērtajā birojā var pārķert vajadzīgo kolēģi un uzreiz iegūt vajadzīgās ziņas,» uzsver L. Zvirbule, piebilstot, ka visvieglāk pieņemt jauno kārtību esot organizētiem cilvēkiem. Protams, ar dažām lietām bija grūtāk aprast, piemēram, plašajā telpā nodaļas vadītājam ir grūtāk pārraudzīt visus padotos.

Vietu netrūkst

Viedajā birojā telpa tiek izmantota efektīvāk, jo katram darbiniekam nevajag savu galdu. Taču tas nenozīmē, ka kāds paliktu bez darba vietas. «Nav bijis situācijas, kad kādam trūktu darba vietas, jo nekad visi darbinieki birojā vienlaikus neatrodas: kāds devies atvaļinājumā vai uz tikšanos ārpus biroja, slimo, strādā mājās, mācās, atrodas komandējumā, konferencēs vai tamlīdzīgos pasākumos. Divu nedēļu garumā ik stundu veicām novērojumu un secinājām, ka patiesībā individuālam darbam pie galda veltām vēl mazāk laika, nekā sākotnēji pieņēmām,» skaidro I. Rone.

Lai izvairītos no domstarpībām, viedajā birojā ir savi noteikumi. Pametot darba vietu uz vairāk nekā stundu, tā ir jāatbrīvo, lai brīvo vietu var ieņemt cits kolēģis. Tādēļ katram darbiniekam ir slēdzams skapītis savām mantām. Tādējādi, dodoties pusdienās, dators nav jāņem līdzi.

Darbinieki kļūst patstāvīgāki

Viedais birojs mudina darbiniekus elastīgāk izmantot darba laiku un pieejamos darba resursus, piemēram, strādāt ārpus biroja. «Ja man ir vairākas tikšanās pilsētā, starplaikā nav jāsteidzas atpakaļ uz biroju, lai atrādītos priekšniekam. Es varu savu darbu paveikt jebkurā vietā. Vadība mūs ir nodrošinājusi ar attiecīgām tehnoloģijām un veicina šādu rīcību. Galvenais, lai darbs būtu izdarīts. Var teikt, ka viedais birojs ir solis ceļā uz darbinieku patstāvību,» stāsta L. Zvirbule. Šīs pieejas dēļ birojā esošās vietas tiek izmantotas maksimāli efektīvi.

Pāreja uz viedo biroju neapšaubāmi vieš izmaiņas darbinieku paradumos. Līmlapiņu vietā tagad datorā tiek izmantota programma Sticky notes, pierakstu blociņu aizstājusi One note. Darbinieki pie jaunās kārtības tika radināti jau pirms Mettropoles ieviešanas, rīkojot «Tīrā galda nedēļu», kad darba dienas noslēgumā no galda bija jānovāc viss, izņemot datoru un fiksētās līnijas telefonu. Jaunākā Mettropoles aptauja apliecina – darbinieki ar šādu darba vidi ir apmierināti. Viņi novērtē gan darba vietas dažādību, gan izvēles brīvību, gan to, ka telpas ir tīras un nepiekrāmētas. Tas pierāda: lai arī pāreja uz šādu darba organizēšanu sākotnēji šķiet apgrūtinoša, cilvēki novērtē īstenoto pārmaiņu priekšrocības un veco kārtību vairs nevēlas.

Darbs Mettropolē
• 78% ir apmierināti ar tīrā galda politiku.
• 72% personīgi iepazina daudzus kolēģus, kurus iepriekš nepazina.
• 73% strādāšana Mettropolē sniedza jaunas iespējas un idejas.
• 69% uzskata, ka sadarbība ar kolēģiem ļauj ātrāk nonākt pie rezultāta.
• 76% Mettropoles darbinieku savā starpā vairāk sazinās klātienē, nevis pa telefonu vai e-pastā.
• 88% ir apmierināti, ka ir daļa no Mettropoles.

Ekonomika

Finanses

Mazais bizness

Tehnoloģijas

Dzīvesstils

Karikatūra