Jaunākais izdevums

Biznesa digitalizācija ir vienādojama ar biznesa efektivitāti, un ir vairāki vienkārši ieviešami digitālie rīki, kas patlaban pieejami tirgū. Lai aktualizētu šos rīkus un uzsvērtu to priekšrocības uzņēmējdarbībā, dokumentu un procesu vadības sistēmu uzņēmums “DocLogix” 20. martā Rīgā rīkoja pasākumu “Document Management Made Easy With DocLogix”.

Tajā piedalījās arī uzņēmuma partneri Latvijā – Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs (LVRTC), kas iepazīstināja ar jaunizstrādāto eZīmoga risinājumu un SIA “Tilde” plašāk izklāstīja par MI valodas tehnoloģijām. Savukārt Latvijas Nacionālās arhīva pārstāvis Gatis Karlsons dalījās pieredzē par digitālo datu glabāšanu un pieejamību, izmantojot “DocLogix” ilgtermiņa datu saglabāšanas sistēmas.

Pasākumu atklāja “DocLogix” vadītājs Žilvins Kazlauskas, uzsverot, ka digitālā transformācija ir kļuvusi par nozīmīgu faktoru biznesa izaugsmē un ilgtspējā, un tādējādi ikviena uzņēmēja dienaskārtībā jābūt jautājumam – kā padarīt savu biznesu efektīvāku un atvieglot ikdienas darbus? Ar “DocLogix” piedāvātajiem pakalpojumiem un risinājumiem iepazīstināja uzņēmuma pārstāvji Adele Budre, Toms Aleksejevas, Ignas Lamanauskas un Ernests Rusevicius.

Ikvienam uzņēmumam ikdienā ir jāorganizē dokumentu plūsma: līgumi, iesniegumi, rēķini un tamlīdzīgi. Tas ir laikietilpīgs darbs, ko var viegli optimizēt ar “DocLogix” sistēmu “DocLogix Core”. Tajā pieejami vairāk kā desmit dokumentu pārvaldības moduļi uzņēmuma iekšējām vajadzībām, taču biroja dokumentu, līgumu un rēķinu, projektu vadības dokumentu un personāldaļas vadības dokumentu moduļi ir populārākie. Šī sistēma ļauj automatizēt dažādus procesus uzņēmuma iekšienē, piemēram, izsekot, kurš ir saņēmis un parakstījis dokumentu, atgādina līguma termiņus vai pat iztērēto līguma summu, vienuviet uzglabā kolēģiem pieejamus dokumentus par konkrēto projektu vai vienotā sistēmā pārrauga ar darbiniekiem saistītus dokumentus – atvaļinājumu iesniegumus, informāciju par komandējumiem utt.

“DocLogix Core” sistēmā šos ievadītos dokumentus iespējams uzreiz arī parakstīt, pateicoties integrētajai e-dokumentu parakstīšanas funkcijai. Šādi pārvaldības risinājumi ne vien saīsina vidēji iztērēto laiku dokumentu apstrādei (parakstīšanai, nosūtīšanai, pārbaudei, atgādinājumiem u. tml.), bet arī sniedz pārskatāmu veidu dokumentu plūsmas izsekošanai. “DocLogix Core” dokumentu pārvaldības sistēmu modeļi ir lieliski palīgi darbā vidējiem un lieliem uzņēmumiem, bet šobrīd tirgū ir pieejams arī jauns “DocLogix” produkts – “DocLogix Portal”, kas būs lieliski piemērots arī mazākām darba komandām.

“DocLogix Portal” saskarne ir ērta, pielāgojama lietotne katrā datorā vai telefonā, nodrošinot netraucētu dokumentu pārvaldību arī ārpus uzņēmuma komandas. Izmantojot šo rīku, dokumentus sistēmā var parakstīt arī trešās puses. Katram klientam ir savas prasības dokumentu plūsmas organizēšanā un pārraudzībā. Tieši šī iemesla dēļ “DocLogix” piedāvā arī pielāgotus risinājumus, piemēram, integrējot sistēmā tādas funkcijas, kas ļauj sekot līdzi darba uzdevuma progresam vai automātiski deleģēt darba uzdevumu kolēģiem gadījumos, kad esat ārpus biroja. Tāpat arī viegli integrējamas ir populārākās finanšu un ERP sistēmas, tostarp dažādi publiskā sektora risinājumi.

Viena no integrācijām paredz arī LVRTC izstrādāto risinājumu – eZīmoga funkciju. Kā pasākumā norādīja LVRTC ePakalpojumu daļas klientu vadītāja Vita Apse, šis risinājums ir juridiski saistošs uzņēmumiem, un tas nodrošina datu integritāti. Atšķirībā no e-paraksta tas nav piesaistīts konkrētai personai, bet gan uzņēmumam. Tas nozīmē, ka dokumentu var parakstīt jebkurš darbinieks, kam piešķirta piekļuve eZīmogam. Tas ir diezgan ērti – vairs nav nepieciešams gaidīt, kad konkrēto dokumentu parakstītu uzņēmuma paraksttiesīgā persona.

Pasākumā Latvijas Nacionālā arhīva pārstāvis Gatis Karlsons uzsvēra, ka datu arhivēšana mūsdienās ir obligāta prasība. Taču datu saglabāšana un nodošana Latvijas Nacionālā arhīva rīcībā ir obligāta prasība valsts iestādēm un kapitālsabiedrībām. To ērti nodrošina “DocLogix” sistēma – tajā iespējams sastādīt arhivējamo dokumentu sarakstu atbilstoši standartiem un iesniegt Latvijas Nacionālajam arhīvam. Arhivēšana palīdz ievērot tiesību aktu prasības un standartus, kas var attiekties uz dokumentu glabāšanas termiņiem, formātiem un kvalitāti. Ja uzņēmums nepareizi arhivē savus dokumentus, tam var draudēt naudas sods, sankcijas vai pat tiesvedība. Visām iestādēm saskaņā ar likumu ir pienākums arhivēt dokumentus.

Savukārt SIA “Tilde” pārdošanas un klientu apkalpošanas vadītāja Madara Mančinska pasākuma apmeklētājiem uzdeva jautājumu – vai viņu uzņēmums ir gatavs MI valodas tehnoloģiju ērai? Jau šobrīd “Tilde” saviem klientiem nodrošina mašīntulkošanas pakalpojumus, runas atpazīšanas rīkus, ģeneratīvā MI virtuālos asistentus un pat tādu produktu kā “Tilde Enterprise Assistant”, kas ir iekšējais mākslīgā intelekta palīgs, kas zina visu par uzņēmumu. Tas nozīmē, ka mākslīgā intelekta rīki patlaban ir nozīmīgi palīgi klientu apkalpošanas sfērā, nodrošinot 24/7 konsultāciju pakalpojumus, un arī lieliski asistenti uzņēmuma iekšējā darbā. Cik bieži jums ir nācies datu sistēmā meklēt līguma vai iesnieguma paraugu, kuru nepieciešams izmantot atkārtoti? Šis rīks ir apmācīts atrast jums nepieciešamos dokumentus un pat sagatavot jaunus, izmantojot vecos paraugus.

Uzņēmumu digitalizācija ir solis pretī ērtākai darba dzīves organizēšanai, un nenoliedzami – arī ilgtspējīgāk. Tomēr pats būtiskākais, ko uzņēmējs iegūst, izmantojot digitālos rīkus un automatizējot ikdienas darba procesus, ir pārskatāms darba process un ietaupīts laiks radošākiem uzdevumiem, un tātad – izaugsmei!

Komentāri

Pievienot komentāru

Jaunākais izdevums

Dalies ar šo rakstu

Jebkura uzņēmuma veiksmes pamatā primāri ir caurspīdīga komunikācija - gan iekšēji, gan ārēji, uzskata Žilvins Kazlausks, DocLogix vadītājs.

Esmu pārliecināts, ka informācijas tehnoloģiju (IT) jomā pasaulē nav nevienas kompānijas, kura nav pieļāvusi nevienu kļūdu, domā Ž.Kazlausks. Mēs visi kļūdāmies - tas ir pilnīgi normāli un no tā nevajag baidīties, pārliecināts ir DocLogix vadītājs. Galvenais ir par to visu runāt, jo, tikai strādājot kopā, mēs varam sasniegt pat augstākos nospraustos mērķus, spriež Ž.Kazlausks. Ja cilvēki savā starpā nesarunājas, viņi nezina, ko viens vai otrs domā, kā rezultātā šajās attiecībās parādās neuzticēšanās un tas nevienam nenāk par labu. Cilvēki ir mūsu vislielākā vērtība, tāpēc uzņēmumam, kurš grib būt veiksmīgs ir jāsargā gan savi darbinieki un klienti, gan sadarbības partneri un citi iesaistītie, teic Ž.Kazlausks.

Komentāri

Pievienot komentāru
Eksperti

MI risinājumu izmantošana biznesa praksē ir neizbēgama nākotne

Signe Bāliņa, Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas asociācijas prezidente,14.12.2023

Jaunākais izdevums

Dalies ar šo rakstu

Mākslīgais intelekts (MI) līdz šim ir bijusi plaši apspriesta tēma akadēmiskajā vidē, bet tagad par to aizvien vairāk runā biznesa sektorā. Tādēļ Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas asociācijas (LIKTA) gadskārtējā konferencē “LIKTA(I)2023” pievērsāmies MI potenciālam transformēt ekonomiku un diskutējām par inovāciju ietekmi uz ilgtspēju.

Konferencē aplūkojām gan MI kā inovācijas lomu nākotnē, gan ētiskos aspektus, kas jāņem vērā MI risinājumu plašākā izmantošanā. Visi konferences runātāji bija vienisprātis: mākslīgajam intelektam ir jābūt instrumentam, kas paplašina mūsu iespējas.

Nevar noliegt, ka MI plašāka ieviešana līdz ar automatizācijas un robotizācijas risinājumiem būtiski mainīs darba tirgu. Jau patlaban ir bažas par to, ka dažas profesijas vairs nebūs pieprasītas. Tā ir ikvienas industriālas un tehnoloģiskas revolūcijas blakne, taču LMT prezidents prof. Juris Binde konferencē norādīja: neviena industriālā revolūcija ilgtermiņā nav raisījusi bezdarbu. Tieši pretēji – pieaug vajadzība pēc augsti kvalificēta darbaspēka. Tāda, kas spēj meklēt radošus risinājumus, vadīt un regulēt procesus. Savukārt MI vajag izmantot cilvēka spēju papildināšanai un palielināšanai, nevis to aizstāšanai.

Komentāri

Pievienot komentāru
Citas ziņas

Uzņēmēju žurnāla Dienas Bizness izdevums #34

DB,20.08.2024

Dalies ar šo rakstu

Nereti uzņēmēji ir spiesti atteikties no pasūtījumiem un ražot mazāk, jo nav darbaspēka, bet darbaspēks ir. Problēmu var atrisināt īsā laika posmā, un to palīdzēs izdarīt personāla nomas uzņēmums Agence, tikai ir jāpieņem ideja par darbaspēka nomu kopumā.

To intervijā Dienas Biznesam atklāj personāla nomas uzņēmuma Agence valdes priekšsēdētājs Rolands Einštāls un personāla attīstības vadītāja Rute Baltruka.

Vēl uzņēmēju žurnāla Dienas Bizness 20.augusta numurā lasi:

Statistika

Nekustamo īpašumu tirgū – lejupslīde

Tēma

Latviešu un baltiešu izmiršana uzņem ātrumu

Aktuāli

Varoņteika: 48 sepliņi ar vienu cirtienu! Radīta jauna Latvijas valsts pārvaldes darbinieku atalgojuma apjomu skaidrojošā mērvienība – 1 sepliņš

Maksātnespēja

Maksātnespējas viļņi – nemainīgā lielumā

Ēdināšana un viesmīlība

Situācija Vecrīgā joprojām dramatiska

Pakalpojumi

Maksas stāvvietas augs guļamrajonos

Komentāri

Pievienot komentāru
Eksperti

Kāpēc digitālā transformācija tiek uzskatīta par labu pārvaldības praksi?

Žilvins Kazlausks, “DocLogix” vadītājs,02.09.2024

Jaunākais izdevums

Dalies ar šo rakstu

Digitālā transformācija paver plašas iespējas labiem pārvaldības principiem gadījumos, kad tiek īstenoti ērti, centralizēti un droši risinājumi, kurus var attīstīt ne tikai valstiskā, bet arī reģionālā un starptautiskā mērogā.

Tādējādi digitālā pārveide kļūst par neatņemamu ikdienas sastāvdaļu dažādās nozarēs, uzlabojot darba procesu efektivitāti, produktivitāti un caurspīdīgumu.

Centralizētās pārvaldības sistēmas nodrošina vienotu pieeju datiem un resursiem un tādējādi ļauj labāk pārskatīt un rīkoties ar pieejamo informāciju. Tās optimizē darba plūsmas starp dažādām iestādēm un novērš nepieciešamību pēc vairākām savstarpēji nesaistītām sistēmām, sniedzot iespēju pārvaldīt visu procesu vienā platformā.

Piemēram, centralizētās dokumentu vadības sistēmas jeb DVS piedāvā risinājumus problēmām, kas saistītas ar dokumentu apmaiņu un apstrādi daudzās organizācijās un institūcijās. Bez centralizētas pieejas dokumentu saskaņošana ir ilgstoša, neefektīva un nereti – ar sarežģījumiem parakstīšanas procesā, turklāt ir grūti izsekot dažādu dokumentu redakcijām. Saskaņā ar “DocLogix” apkopotajiem datiem uzņēmumi, kas neizmanto digitālos rīkus dokumentu pārvaldībai, kopumā tērē vidēji 504 minūtes jeb veselu darba dienu dokumentu apstrādei un reģistrēšanai (piemēram, apstrādājot un reģistrējot darbinieka atvaļinājuma iesniegumu). Taču pēc dokumentu pārvaldības sistēmu ieviešanas šāda paša dokumenta apstrādei tiek izmantotas vien 18 minūtes.

Komentāri

Pievienot komentāru