Eksperti

Aktīvākie digitalizācijas veicinātāji uzņēmumā - darbinieki

Ilmārs Arsenovičs, Dokobit pārstāvis Latvijā, 05.03.2021

Jaunākais izdevums

Dalies ar šo rakstu

Par to, ka pandēmijas ietekmē daudzi uzņēmumi ieviesa un arī bija spiesti ieviest elektronisko dokumentu apriti - tas vairs nav ne jaunums, ne pārsteigums.

Taču šajā procesā ir kāds interesants novērojums - aktīvākie digitalizācijas un arī elektroniskās dokumentu aprites ierosinātāji un vēstneši uzņēmumā visbiežāk ir nevis vadītāji vai par procesu uzlabošanu atbildīgie darbinieki, bet gan tie darbinieki, kas ikdienā tieši saskaras ar dokumentiem.

No vienas puses, tas nav pārsteigums. Ja pārdevējam ir jāsasniedz noteikti pārdošanas rādītāji, bet to liedz izdarīt iespēja laicīgi un operatīvi saņemt parakstītus dokumentus, tad pārdevēji aizdomājas par procesiem un arī to, kā tos uzlabot. Tas pats attiecas uz darbiniekiem, kas strādā personāla, iepirkumu vai citās nodaļās, kur ir svarīga operatīva dokumentu aprite.

Daudzi darbinieki strādā no mājām. Ja darbs turpinās ierastajā kārtībā, tad arī mājas apstākļos viņiem nepieciešams printeris, papīrs, ko būtu jānodrošina darba devējam. Ir jāizmanto kurjera pakalpojumi. Parakstīti dokumenti ir jānogādā birojā, jāreģistrē. Rezultātā darbinieks uzskatāmi redz ne tikai laika ietaupījumu, bet arī izmaksas, ko veido darbs ar dokumentiem papīra formātā. Sākumā viņi paši meklē veidus, kā optimizēt savu darbu. Pēc tam par to ziņo kolēģiem un vadītājiem, organizē tikšanos ar dažādu rīku izstrādātājiem un uzturētājiem.

No otras puses, pārsteigums tomēr ir. Un tas ir fakts, ka joprojām daudz cilvēku, tostarp uzņēmumu vadītāji, neuzticas elektroniskajam parakstam un ar to parakstītajiem dokumentiem. Viņi nezina, ka Latvijas iedzīvotājiem ir pieejams drošs jeb kvalificēts elektroniskais paraksts, kas juridiski ir līdzvērtīgs ar roku rakstītam parakstam. Tāds ir gan Latvijas Radio un televīzijas centra piedāvātā lietotne eParaksts mobile, gan eID karte, gan arī Smart-ID kvalificētā versija.

Tāpat joprojām daudzi domā, ka elektroniskais paraksts ir pieejams mazai daļai Latvijas iedzīvotāju, tāpēc baidās zaudēt klientus, pārejot uz elektronisku dokumentu parakstīšanu. Taču patiesībā 680 000 Smart-ID lietotāju ir kvalificētā lietotnes versija, tātad arī kvalificēts elektroniskais paraksts. eID kartes ir pieejamas 530 000 cilvēku, eParaksts mobile - izmanto 100 000 lietotāju. Jāatgādina, ka šie rīki ir izmantojami elektroniskai dokumentu parakstīšanai gan Eiropas Savienībā, gan visās trīs Baltijas valstīs, kas nozīmē arī atvieglotu starptautisko sadarbību.

Līdz ar to jāsecina, ka uzņēmumu vadītājiem būtu vērts ieklausīties savos darbiniekos, kuri saka - ir nepieciešama digitalizācija.

Jebkuram uzņēmumam tāpat ir jāveic lietvedības darbības un arī jāparaksta dokumenti. Ja uzņēmuma darbinieki un vadītāji vēlas, lai darbinieki paveic savus darbus ātrāk, vieglāk un velta laiku tam, kas ir patiešām nozīmīgi uzņēmumam, tad pilnīgi jebkuram uzņēmumam ir vērts kļūt modernākam un ieviest mūsdienīgus dokumentu aprites un parakstīšanas procesus, kas taupa laiku, naudu un nodrošina citas priekšrocības.

Komentāri

Pievienot komentāru