Pēc pirmā bloga ieraksta par IT bāzētām vadības sistēmām (ERP) komentāros vērojamās atsauksmes ļāva pārliecināties par izplatītu stereotipu – ERP ir dārgas, komplicētas un noderīgas vien lielajiem uzņēmumiem. Ar līdzīgu attieksmi bieži vien nākas saskarties arī sarunās ar vidējo un mazo uzņēmumu vadītājiem.
Komentāri: «Kam man tāda vadības sistēma vajadzīga? Mēs taču esam mazs uzņēmumus! Mēs neko neražojam, lai vajadzētu ERP sistēmu. Es pats visu galvā varu saplānot un aprēķināt,» dzirdami teju vai katras tikšanās laikā. Tomēr, vai patiesi IT bāzētas uzņēmuma vadības sistēmas ir paredzētas un noderīgas tikai lieliem vai ražojošiem uzņēmumiem?
Vispirms jāapzinās, ko mēs saprotam ar vārdu salikumu «mazs uzņēmums». Latvijā nav retums situācija, kad uzņēmumā strādā vairāk nekā 50 cilvēki, tomēr nekas vairāk par Excel tabulu netiek izmantots, lai veiktu uzskaiti par uzņēmumā notiekošo un sagatavotu atskaites VID. Protams, tas ir svarīgi, taču atspoguļo tikai pagātnes situāciju, savukārt ERP papildus tam var veikt arī plānošanu un prognozēšanu. Tajā pat laikā citās Eiropas valstīs uzņēmums ar 5 darbiniekiem jau meklē pilnu ERP programmatūru, lai plānotu projektus, sekmīgi uzturētu attiecības ar klientiem un nodrošinātu uzskaiti. Turklāt, atcerēsimies, ka, salīdzinot Latvijas un pasaules mēroga lielos, vidējos un mazos uzņēmumus, ir manāmas būtiskas atšķirības. Uzņēmums, kas pasaulē klasificējas kā vidējais, pie mums bieži vien tiek uztverts jau kā liels uzņēmums.
Protams, ne jau uzņēmuma lielums ir noteicošais faktors sistēmas izvēlē, taču grūti iedomāties, kā uzņēmums (pat vismazākais) var veiksmīgi darboties, ja tā pamatā nav konkrēti procesi, kas arī ir sava veida sistēma. Šāda sistēma pilda divas galvenās funkcijas, pirmkārt, procesi uzņēmumā tiek sakārtoti tā, lai uzņēmums veiksmīgi darbotos šodienas apstākļos, otrkārt, šiem procesiem jāveicina arī uzņēmuma tālāka attīstība un izaugsme. Taču, cik ilgi uzņēmums augs, ja nebūs IT bāzētas vadības sistēma, kas šo izaugsmi atbalstīs?
Būtu naivi domāt, ka līdz brīdim, kamēr ar darbiem tiekam galā, atceramies visas vienošanās un spējam nokoordinēt plānotās aktivitātes, varam iztikt bez ERP, bet brīdī, kad darbu apjoms kļūs pārāk liels, atliks ieviest sistēmu un problēmas tiks atrisinātas. Ir jāsaprot, ka sistēmas ieviešana prasa laiku no uzņēmuma vadītājiem un citiem darbiniekiem. Lai ieviestu ERP, kas darbojas efektīvi, palīdz uzņēmumam augt un samazina tā izmaksas, kopīgi ar sistēmas ieviešanas konsultantiem ir nepieciešams izpētīt biznesa procesus uzņēmumā un rast optimālāko veidu, kā sistēma var atbalstīt uzņēmuma darbību. Jo ātrāk tas tiek izdarīts, jo lielāks var būt ieguvums no šādas sistēmas ieviešanas.
Protams, ERP sistēma nav lēts prieks, bet jebkurā gadījumā šādas sistēmas ieviešana lielākā uzņēmumā būs daudz laikietilpīgāka, finansiāli smagāka un psiholoģiski grūtāk pieņemama pašiem darbiniekiem, kā mazā un salīdzinoši jaunā uzņēmumā. Turklāt, ļoti liela daļa mūsdienu ERP sistēmu ļauj laika gaitā veikt papildinājumus, tādējādi uzņēmums iesākumā var izvēlēties sev svarīgāko sistēmas funkcionalitāti un, augot biznesam, var viegli paplašināt sistēmu. Līdz ar to investīcijas tiek sadalītas uz ilgāku laika periodu un ir ātrāk atpelnāmas, nekā tad, ja sistēma tiek ieviesta novēloti, pārstrādājot uzņēmuma procesus. Vai mums pašiem nebūtu vieglāk fokusēties uz jaunu tirgu apgūšanu, inovatīvu ideju ģenerēšanu, ja jau sākumā zinātu, ka mūsu rokās ir rīks, kas veiksmīgi palīdz tikt galā ar «back office» funkcijām šodien un varēs to izdarīt arī rīt?