Prieks, ka pēc bloga ieraksta par biznesa vadības sistēmu izmantošanas iespējām dažāda lieluma uzņēmumos izvērtusies plaša diskusija par šādas sistēmas nepieciešamību.
Iesākumā gribu novērst pārpratumu, kas radies pēc šī ieraksta - tā mērķis nebija pateikt, ka standarta ERP sistēmas ir labākais iespējamais risinājums. Tas būtu pārspīlēti teikts! Vairāk vēlos uzņēmumu vadītājus aicināt apdomāt, ka jebkuram uzņēmumam, neatkarīgi no tā lieluma, IT bāzēta vadības sistēma var būt viens no neatsveramiem palīglīdzekļiem savu mērķu sasniegšanai.
Šāda vadības sistēma var būt gan lielo kompāniju izstrādāts risinājums, gan vietējo kompāniju radīts instruments. Taču tikpat labi to var izveidot arī individuāli nolīgts programmētājs. Nepieciešams vien izvērtēt katras izvēles stiprās un vājās puses, lai savlaicīgu novērstu potenciālos riskus. Arī Microsoft Excel ir lielisks instruments dažādu datu apstrādei un daudziem tas ir nozīmīgs ikdienas palīgs.
Iepriekšējā bloga komentāros tika asi kritizēts, ka ERP sistēmu funkcionalitāte nesniedz iecerēto un šādu sistēmu projekti mēdz ar skaļu blīkšķi izgāzties. Atzīstu, šādas situācijas mēdz atgadīties, tomēr svarīgākais, kas jāsaprot, kādēļ tā notiek? Praksē esmu novērojusi vairākus iemeslus, kādēļ ERP sistēmas ieviešana nesniedz cerēto:
- Viena no galvenajām problēmām ir uzņēmuma vadītāja uzskats, ka viņam nav jāiesaistās ERP sistēmas izvēlē, kaut arī šī sistēma ir rīks tieši biznesa vadītājam. Bieži vien, aizejot uz uzņēmumu, kas vēlas iegādāties ERP sistēmu, sarunās piedalās tikai IT speciālists un grāmatvede. Savukārt pats uzņēmuma vadītājs nemaz neiesaistās izvēles procesā un savu prasību izteikšanā. Ir ļoti labi, ja uzņēmumā ir zinoši speciālisti, bet vai viņi pilnībā pārzina biznesa procesus tā, kā to redz uzņēmuma vadītājs?
- Tam seko nākamā problēma - nepilnīgi nodefinētas ieviešamās sistēmas prasības, bet pie projekta izgāšanās tiek vainoti sistēmas ieviesēji. Jā, prasību definēšana nav vienkārša un ne vienmēr to var izdarīt tikai ar uzņēmuma speciālistu spēkiem. Šādos gadījumos var pieaicināt neatkarīgu konsultantu, tādējādi jau pašos pirmsākumos ieliekot sistēmai stabilu pamatu. Daudzus jautājumus par ERP sistēmas ieviešanu var atrunāt arī līgumā.
- Kā vēl vienu izplatītu problēmu varu minēt to, ka tieši sistēmas ieviešanas procesā neiesaistās uzņēmuma vadītājs un biznesa speciālisti, kuriem pēc projekta pabeigšanas ikdienā pašiem būs ar šo sistēmu jāstrādā. Lielākoties viss tiek atstāts ieviešanas konsultantu un uzņēmuma IT departamenta ziņā. Šādos gadījumos sistēmas ieviešanas beigās no uzņēmuma vadītāja mēdz izskanēt tādi pārmetumi kā, piemēram, «Šis pārskats nav tāds, kā es gribēju!» Tāpēc jāpatur prātā, jo aktīvāk sistēmas ieviešanas procesā iesaistīsies tās patiesie lietotāji, jo veiksmīgāks būs gala rezultāts - jau sistēmas ieviešanas laikā būs iespējams meklēt lietotājiem labākos risinājumus.
Ņemot vērā ERP sistēmu ieviešanas sāpīgo finansu jautājumu, gribētos vērst uzmanību uz dažiem aspektiem, ko ne vienmēr paturam prātā sākot domāt par ERP.
Bieži vien uzņēmuma pārstāvjiem šķiet, ka vajag visu iespējamo funkcionalitāti, tāpēc arī pretī tiek saņemts astronomisks piedāvājums no piegādātāja puses. Savukārt, ja tiek veltīts laiks detalizētākai sarunai un analīzei, atklājas, ka liela daļa funkciju šajā gadījumā nemaz nav nepieciešama. Lielākoties ERP sistēmu ieviesēji ir atvērti šādām sarunām vēl pirms līguma noslēgšanas, bet diemžēl uzņēmuma pārstāvji nepievērš tam būtisku nozīmi.
Aktuāls ir jautājums par konsultantu darba novērtēšanu, tai skaitā arī finansiālā izteiksmē. ERP sistēmas ieviešanas projekta laikā uzņēmuma rīcībā nonāk speciālisti, kas ir izglītoti ne tikai IT jomā, bet arī zinoši biznesa procesos. Jautājums, cik uzņēmums gatavs maksāt par šīm zināšanām un vai saņemtais pakalpojums būs atbilstošs? Jau izstrādājot iepirkumu, iespējams definēt konsultantiem nepieciešamās prasības (izglītība, darba pieredze, sasniegumi u.c.). Tomēr jāņem vērā, ka konsultantiem piemīt arī citas, daudz grūtāk izmērāmas prasmes, piemēram, cilvēka analītiskās spējas, komunikācijas prasmes, ātra izpratne par klienta biznesa procesiem u.tml. Konsultantiem tiek maksāts par viņu zināšanām, kas nekļūst vājākas valstī esošās krīzes dēļ. Cita lieta, ka pašreizējie tirgus apstākļi un konkurence spiež samazināt cenas arī par speciālistu darbu.
Diskutējot par jau standarta programmatūras izmaksām, svarīgi atcerēties, ka tirgū esošajos risinājumos nepārtraukti tiek investēts un katrā jaunākajā versijā ir iestrādāti jauni uzlabojumi. Investējot programmatūrā, tiek iegūts risinājums ne tikai šodienai. Tam līdzi nāk garantija, ka izvēlētais risinājums būs konkurētspējīgs arī rīt. Izstrādājot programmatūras jaunās versijas, ir ņemta vērā līdzšinējā pieredze, tādēļ jau savlaicīgi tiek novērsti potenciālie riski un aizķeršanās, kas varētu traucēt sistēmas sekmīgai darbībai.
Visbeidzot aicinu iepriekšējās diskusijas dalībniekus uzdot sev jautājumu: «Kā mēs vērtējam investīcijas»? Pēc pieredzes varu teikt, reti, kad saņemam uzdevumu aprēķināt ROI (investīciju atdevi). Taču tas ir rīks, ko varam izmantot dažādu projektu izvērtēšanā (un ne tikai IT jomā). Tas ļauj izvērtēt investīcijas atkarībā no tā, cik plānojam ar šo projektu nopelnīt. Lai arī bieži ERP sistēma tiek uztverta tikai un vienīgi kā izmaksas uzņēmumam, tā tomēr ir investīcija, kas prasmīgi plānota, var sevi atpelnīt.