Katrs citādi nonāk pie darba un atpūtas līdzsvara jautājumiem, bet ir svarīgi negaidīt, līdz nokļūstat slimnīcā, vai citas galējības. Pirmām kārtām ir jāsaprot, ka jūsu darba prioritātes izriet no jūsu dzīves prioritātēm. Darbs nav visa jūsu dzīve.
Precīzāk, tā būtu pareizi. Tas nozīmē, ka vispirms ir svarīgi pareizi noteikt dzīves prioritātes. Stratēģiski domājošiem cilvēkiem dienas plāni nerodas paši par sevi, bet izriet no galvenajām vērtībām dzīvē.
Biznesa portāls Db.lv sadarbībā ar autori Olgu Kazaku publicē fragmentu no nesen iznākušās “Pirmās PR grāmatas”, kas būs noderīgs visiem, kuri saskaras ar laika trūkuma problēmu.
Formulējiet dzīves galvenās prioritātes. Ne vairāk par trim. Trīs pašreizējās savas dzīves vissvarīgākās jomas, virzienus vai izpausmes. Piemēram, darbs, attiecības, attīstība. Pēc tam katram blokam formulējiet vispārīgo mērķi. Varbūt tas būs viens visiem blokiem. Tad katrā blokā ierakstiet neatliekamākos uzdevumus, ko gribat paveikt noteiktā laikposmā. Piemēram, līdz gada beigām. Tas ir ļoti svarīgi, jo bez konkrēta termiņa to vairs nevar nosaukt par plānu, tas drīzāk ir sapnis — kaut kas, par ko ir patīkami domāt, ko var bezgalīgi atlikt, bet kas nav obligāti jāīsteno.
Ja patiešām gribat kaut ko izdarīt, vienmēr nosakiet termiņu.
Personiskās plānošanas piemērs
Kad tas ir izdarīts, paskatieties uz savu tipisko dienu un padomājiet, vai jums izdodas virzīties pretī šo uzdevumu paveikšanai. Nebrīnieties, ja nebūsit tam ne tuvu.
Kāpēc tā notiek, jūs sapratīsiet tad, kad vismaz nedēļu būsiet katru dienu aizpildījis Eizenhauera matricu, kas palīdz noteikt prioritāros uzdevumus, iedalot darbus steidzamos un nesteidzamos, kā arī svarīgos un nesvarīgos.
Eizenhauera matrica
Lai aizpildītu Eizenhauera matricu, varat izmantot īpašas programmas.[1] Bieži vien, darot to pirmo reizi, cilvēki ar šausmām saprot, ka lielāko dienas daļu velta steidzamiem vai nesteidzamiem, taču nesvarīgiem darbiem. Ja kaut kādā brīdī steidzami svarīgie darbi paši mūs piespiež ķerties tiem klāt, tad situācija ar nesteidzamiem svarīgiem darbiem ir pavisam bēdīga. Tiem mēs nepieķeramies gadiem. Un tieši šīs kļūdas dēļ cilvēki nespēj izkļūt no pastāvīgi degošo termiņu, rutīnas un nepārtrauktas strādāšanas apburtā loka.
Jūsu uzdevums ir panākt, lai jums paliktu pēc iespējas vairāk laika kvadrantam „Svarīgi un nesteidzami”. Ja dominē „Svarīgi un steidzami”, tas nozīmē, ka pagaidām neesat iemācījies lietpratīgi plānot darbus un joprojām nodarbojaties ar nepārtrauktu ugunsgrēku dzēšanu.
Nesvarīgo kategorijas darbus ir jācenšas vai nu vispār izsvītrot no ikdienas plāniem, vai maksimāli automatizēt vai deleģēt citiem, bet tos nesvarīgos uzdevumus, ko paturat sev, kontrolējiet, piešķirot tiem ierobežotu laiku. Piemēram, izslēdziet visus liekos sociālo tīklu brīdinājumus. Atveriet tos noteiktā laikā un tad atbildiet uz visiem jautājumiem un komentāriem, kas sakrājušies.
Reizi nedēļā atvēliet vismaz stundu plānošanai un katru rītu vai vakaru — dažas minūtes dienas plāna caurlūkošanai un koriģēšanai. Šajā laikā esiet viens pats, izslēdziet tālruni, aizveriet e-pastu un citus saziņas kanālus.
Varat būt drošs, ka pasaule bez jums neaizies bojā, bet jūs varēsiet kvalitatīvi pievērsties svarīgajam.
Turklāt ir būtiski saprast, ka ir nepieciešams ne tikai sadalīt laiku, bet arī mācīties to produktīvi izmantot. Tagad tiek augstu vērtēti nevis tie, kas daudz strādā, bet gan tie, kas strādā produktīvi. Piedevām daudz stresa rodas no pārmērīgas slodzes, tāpēc ir svarīgi pārvaldīt tieši slodzes sadalījumu.
Ērts princips dienas plāna noteikšanai ir „1-3-5”: viens svarīgs un sarežģīts darbs, kam tiek piešķirtas aptuveni 120 minūtes, trīs vidējas sarežģītības (katrs 60 minūtes) un pieci sīki darbi (katrs 15 minūtes). Pēdējos piecus uzdevumus var atlikt, bet pirmais lielais un trīs vidējie darbi ir dienas galvenie uzdevumi. Tos arī pirmos ierakstiet kalendārā, paredzot, cik daudz laika vajadzēs katra uzdevuma īstenošanai.
Pārejiet no darbu saraksta uz darbu grafiku. Objektīvi novērtēt uzdevuma izpildei nepieciešamo laiku ir vēl viena prasme, kas jāvingrina. Parasti mēs nenovērtējam šo rādītāju un piepildām dienu ar pārāk daudziem uzdevumiem, ar kuriem, protams, netiekam galā. Paskatieties patiesībai acīs un iemācieties piešķirt darbiem tik daudz laika, cik nepieciešams, ar nosacījumu, ka jūs tos veicat produktīvi.
Plānojot nedēļas darbus, nepieļaujiet vēl kādu kļūdu, kas sākumā bija raksturīga man, — es aizmirsu ieplānot laiku pusdienām, tāpēc, vai nu mans grafiks sāk brukt, vai arī es paliku bez dienas maltītes. Padomājiet arī par citām pauzēm, kas ir jāņem vērā dienas gaitā. Piemēram, laiks, kas ir nepieciešams, lai nokļūtu uz tikšanos, atbildētu uz e-vēstulēm un tā tālāk. Tad jūs varēsiet reālistiskāk saplānot dienu.
Ieplānojiet ne tikai darbu, bet arī atpūtu, sportu, tikšanās ar draugiem, lasīšanu, pārdomas, pastaigas un citas nodarbes. Ja kāds uzdevums nav iekļauts plānā, pastāv varbūtība, ka tas nepiedzīvos īstenošanu.
Viens no svarīgākajiem plānošanas noteikumiem — plāni var mainīties. Piemēram, neparedzēts notikums var likt jums atcelt visus dienas plānus un veltīt to vienam, bet pilnīgi citam uzdevumam. Ārkārtas notikumus un impulsīvus centienus neviens nav atcēlis, tāpēc jums ir jāplāno laiks vismaz nedēļai, lai būtu iespēja pārcelt neizpildīto uzdevumu uz citu dienu. Un, lai izmantotu šo iespēju, nenosakiet sev pārāk īsus termiņus.
Vingriniet koncentrēšanos
Mācieties koncentrēties uz viena uzdevuma izpildi. Mēs esam pieraduši ik pēc piecām minūtēm novērsties uz zvaniem, sociālajiem tīkliem, e-pasta caurlūkošanu, tomēr Stanforda universitātē veiktie pētījumi liecina, ka vairāku uzdevumu vienlaicīga izpilde jeb multitasking nav efektīva. Personas, kas parasti vienlaikus koncentrējas uz vairākiem uzdevumiem, sliktāk apgūst un iegaumē informāciju, ir grūtāk organizēt domas un nošķirt nevajadzīgo informāciju.
Ir pat pētījumi, kas norāda uz tik ievērojamu IQ kritumu daudzuzdevumu režīma dēļ, ka to var salīdzināt ar marihuānas lietošanu un darbu pēc negulētas nakts.
Pamēģiniet izmantot Frančesko Čirillo “Pomodoro” metodi, kurā darbalaiks tiek sadalīts periodos: 25 minūtes intensīvas koncentrēšanās uz uzdevumu plus piecas minūtes atpūtai. Pēc trim četriem tādiem cikliem var ieturēt ilgāku pārtraukumu, minūtes trīsdesmit, bet, kad jūs koncentrējaties, nedrīkst būt nekādu atlaižu — visa uzmanība ir pievērsta tikai izvēlētā uzdevuma izpildei. Ja pievēršaties kādam citam jautājumam, pārregulējiet taimeri un sāciet cikla atpakaļskaitīšanu no jauna.
Ja ir grūti tikt galā, liekot lietā gribasspēku, izmantojiet speciālas programmas. Piemēram, „Self-Control” uz noteiktu laiku bloķēs vietnes, kas novērš uzmanību. „Focus Booster” palīdzēs strādāt pēc tomāta principa, bet „Time Out” atgādinās laikus ieturēt pauzi un izlocīt kājas.[2]
Avoti:
[1] Eisenhower: https://itunes.apple.com/app/eisenhower/id547099449?mt=8
MyEffectiveness: Tasks, To-do: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.andtek.sevenhabits
[2] Self-Control: https://visitsteve.com/made/selfcontrol/ ; Focus Booster: https://www.focusboosterapp.com ; Time Out: http://www.dejal.com/timeout/
Autore Olga Kazaka 15 gadu vecumā sāka strādāt komunikācijas jomā, 20 gadu vecumā viņa nodibināja sabiedrisko attiecību aģentūru "A.W.Olsen & Partners" un 30 gadu vecumā aizstāvēja doktores disertāciju komunikācijas zinātnē. Tagad viņa ir sekmīga praktiķe, lektore un vairāku starptautisku komunikācijas jomas konkursu uzvarētāja.
